Những thứ cần tránh NHẤT CÓ THỂ khi làm Slides thuyết trình

Mục lục:
1. Chọn phần mềm làm slide
2. Định dạng
3. Hiệu ứng
4. Nội dung

Chọn phần mềm làm slide

Có 3 phần mềm làm slides thuyết trình được sử dụng nhiều hiện nay chắc ai cũng biết đó là PowerPoint, Google Slides, Apple Keynote.

Mỗi phần mềm đều có điểm mạnh và điểm chưa mạnh riêng của nó, nhưng nhìn chung thì khác biệt không quá ảnh hưởng đến một bài thuyết trình TRỪ KHI bạn đã dành cả tuần soạn slides trên Keynote và khi đem đến hội trường, thứ mà chúng ta có ở đó không gì khác là PowerPoint – phổ biến hơn cả. Bạn đã đinh ninh rằng sẽ có một hệ sinh thái Mac nào ở đó nên đã quên không xuất file .ppt. Và điều này thật ra tệ!

Việc chọn phần mềm làm slides rất quan trọng. Bạn sẽ cần phải hỏi và thống nhất với bên tổ chức để không xảy ra các vấn đề tương tự như thế này.

Lời khuyên ở đây là sử dụng PowerPoint vì nó phổ biến. Keynote hay bất kỳ phần mềm nào khác cũng ổn thôi nhưng đừng quên xuất file .ppt.

Định dạng

Không biết có ai từng thấy slides nào mà chứa các font chữ bay bướm, hoặc chứa quá nhiều font chữ trong slides. Điều này có ưu điểm là gì? Là không gì cả. Những ai đang mắc sai lầm này sẽ có sự tự an ủi là việc làm như vậy sẽ khiến cho slides của họ trông thật đa dạng và đẹp đẽ.
Trừ khi bạn có một mục đích nhất địch nào đó mà ví dụ nếu thiếu font chữ đó, bài thuyết trình của bạn sẽ sụp đổ. Còn không, xin hãy sử dụng font chữ in hoa và chỉ duy nhất một font chữ đó xuyên suốt các slide còn lại.
Tại sao điều này lại quan trọng? Một trong các bước xác định kiểu slides là xác định kiểu khán giả. Bạn bước vào một hội trường đầy ắp các nhà khoa học, nhà báo, nghiên cứu sinh. Bạn làm rối mắt họ bằng các kiểu chữ nghệ thuật bởi vì đó không phải thứ họ muốn. Thứ họ muốn là hiểu thông tin một cách nhanh nhất và để làm được điều đó, họ không muốn phải cố gắng mở mắt ra nhìn xem chữ đó thật ra là chữ L hay chữ I, họ không muốn phải cố gắng suy nghĩ thêm về việc Ủa thật ra cái font này đại diện cho tiêu đề hay nội dung vậy? Vân vân các vấn đề của việc thiếu thống nhất font chữ trong slides

Cần tránh chọn font không thống nhất, rối mắt

Lời khuyên cho sai lầm này đó là sử dụng một kiểu chữ IN HOA duy nhất xuyên suốt các slides. Các font mặc định như Vernada, Calibri là lựa chọn hợp lý. Chúng phổ biến và chúng ta sẽ không bao giờ gặp vấn đề lỗi font khi chuyển đổi các file .ppt giữa các máy.

Sau khi định dạng font chữ, một trong những định dạng cần thiết khác đó chính là định dạng background, chắc chắn rồi. Một lời khuyên rất hữu ích của TED Talk đó là sử dụng background trắng đơn thuần nếu bạn present text chủ yếu và sử dụng background đen nếu bạn present hình ảnh là chủ yếu.
Cùng phân tích lý do nào! Với background trắng chữ đen, khán giả sẽ hướng sự tập trung của họ vào chữ nhiều hơn là background. Lý do bạn present là để truyền đạt một điều gì đó thực sự ý nghĩa với bạn. Không phải là cố làm họ ấn tượng bằng sự tinh tế trong thiết kế slides của bạn. Mình sẽ nhắc lại điều này nhiều lần.
Hãy nhìn vào slide sau

Chúng ta sẽ không máy móc như thế này trong các slide của chúng ta. Tuy nó đơn giản, nhưng nó lại quá đơn giản. Và việc màu trắng xuất hiện quá nhiều như vậy chắc chắn sẽ làm mỏi mắt khán giả. Vì vậy ta cần phải trung hoà việc này ví dụ như

Hoặc

So với một cái blank slide như TED talk khuyên dùng thì mình nghĩ việc thêm các chi tiết đơn giản như thế này sẽ rất hữu ích để khán giả tập trung hơn và tránh mỏi mắt. Mình thích màu xanh lá và xanh dương vì theo nghiên cứu thì nó làm dịu mắt nhưng vẫn đem đến cảm xúc tích cực nhất.
Các sai lầm như sử dụng background quá cầu kỳ hoặc màu sắc không phù hợp nội dung thật ra là một cách làm giảm hiệu quả bài thuyết trình của bạn.
Một trong những tác dụng của slides trắng đó là nó kích thích mắt người rất mạnh và khiến cho họ khó buồn ngủ hơn.
Ngược với slides trắng là slides đen cũng phổ biến. Slides đen dùng nhiều nhất khi bạn muốn tập trung nhiều nhất có thể vào phần nói của bạn và chỉ trình chiếu hình ảnh minh hoạ.

Hãy thử đặt bức ảnh trên vào một nền trắng để cảm nhận sự khó chịu nào. Màu đen còn giúp trung hoà ánh sáng từ phòng và hội trường nên người ta ưu tiên sử dụng chúng trong môi trường quá sáng để tránh gây mỏi mắt.

Một định dạng tiếp theo cần phải để ý đó là định dạng màu chữ. Mình đọc nhiều slides thấy quá nhiều màu đỏ ở đây rồi đấy. Chúng ta đều biết rằng sử dụng màu đỏ tức là điều đó rất quan trọng và cần được chú ý. Nhưng điều này thật sự không hiệu quả đối với slides. Lý do đơn giản bởi vì vốn dĩ slides được làm ra để tối ưu hoá việc tập trung, chú ý và ghi nhớ.

Như ví dụ trên, thật là vô nghĩa khi bạn cố gắng làm nổi bật từ khoá với màu đỏ trong khi vốn dĩ nó đang rất nổi bật vì đứng một mình rồi.
Sử dụng như vậy không sai cho lắm, cũng coi được. Nếu nó đứng trong câu thì tất nhiên ta cần phải nhấn mạnh nó hơn rồi. Nhưng hãy nhớ, luôn highlight một từ khoá duy nhất trong một line duy nhất, từ khoá đó phải là từ quan trọng nhất của line. Nên sử dụng đồng bộ với màu của chi tiết background ở trên.

Định dạng cuối cùng mình muốn nhắc đến ở đây đó là Bullet, tức là mấy cái chấm tròn đen, dấu gạch đầu dòng,… Điều này tưởng nhỏ nhưng thật sự rất ảnh hưởng đến tâm lý khán giả. Bullet được tạo ra để làm các ý trong một đoạn được rõ ràng hơn, nhưng cũng chính sự rõ ràng này ảnh hưởng nghiêm trọng đến bài thuyết trình. Nếu đặt mình vào vị trí khán giả, khi một slide với 5 bullet points được đưa ra, bạn sẽ làm gì đầu tiên? Quá rõ ràng! Là đếm có bao nhiêu Bullets. Đây cũng là một lời khuyên của TED talk và qua kinh nghiệm học bài bằng slides của mình. Việc thêm bullets vào slides sẽ vô tình làm khán giả đếm chúng, việc đếm này sẽ tạo ra tâm lý WTF! Slide gì dài thế này! Kể cả nó có ngắn thế nào. Việc loại bỏ Bullets làm cho khán giả phải nhìn slide một cách toàn cục hơn để tóm tắt được những gì có trong slide.

Hiệu ứng hay là không?

Rõ ràng, chúng ta luôn thích thú với việc có các hiệu ứng sinh động, bất kể là ai đang làm slides đi nữa. Chúng ta sẽ có suy nghĩ muốn tạo ra điều gì đó khác biệt nhưng quên mất đi rằng, sự khác biệt nằm ở cách chúng ta truyền đạt chứ không phải là cách bạn cố gắng gây ấn tượng.

Như đã nói, việc có hiệu ứng làm cho người làm slides cảm thấy an tâm về mặt sinh động, đa dạng nhưng làm cho người xem cực kỳ khó chịu.

Tốc độ đọc của mắt nhanh hơn tốc độ nói thành tiếng rất nhiều. Mình là một khán giả. Việc mình luôn phải chờ đợi hiệu ứng kết thúc và việc bạn ngừng nói giữa chừng để chờ hiệu ứng xuất hiện xong thật là lố bịch và quá mất thời gian.

Một ví dụ gần gũi hơn, bạn là một sinh viên được giảng viên cho slides về nhà học và đọc. Bạn có muốn slides có quá nhiều hiệu ứng chuyển, hiệu ứng xuất hiện không? Hãy thử trải nghiệm điều này. Việc đầu tiên mình làm khi nhận các slides kiểu này là xoá hết tất cả hiệu ứng đi, tuy tốn thời gian nhưng nó ít gây khó chịu trong việc học. Như đã biết tốc độ đọc nhanh hơn đọc, chúng ta thường hay lướt vài slides chi trong 1 giây. Và thật đáng ghét khi các hiệu ứng là thứ cản trở chúng ta

Dẹp chúng, những thứ hiệu ứng màu mè ấy đi!

Nội dung nên trình bày như thế nào?

Đây là phần quan trọng nhất trong một bài trình bày.

Chúng ta sẽ cần phải xác định cách trình bày bằng các câu hỏi sau:
– Khán giả đến xem sẽ mong chờ điều gì?
– Khán giả đến xem ở độ tuổi bao nhiêu?
– Tóm lại nội dung của bản là số liệu hay text?

Dựa trên đó, ta chia thành 2 loại chính là text và số liệu, biểu đồ.

Trước hết, hãy nói về text.
Một sai lầm rất rất rất là thường thấy đó là có quá nhiều chữ trong một slide. Hãy làm cho nó đơn giản lại, nếu tất cả những gì bạn sẽ làm là đọc lại slides thì hãy bỏ nó đi, viết các chủ đề chính của câu và diễn giải nó bằng lời của bạn. Tại sao chúng ta phải giảm thiểu tối thiểu text? Hãy tưởng tượng thế này, bạn trưng lên một “bài văn” trên slide, sau đó bạn đang diễn giải những thứ mà bạn tâm đắc. Nếu là mình, mình sẽ đứng dậy và đi về. Bởi vì não mình không thể nào vừa đọc slides và vừa nghe bạn nói được. Trường hợp khác là bạn đọc y chang lại như trên slide. Như đã nhắc lại nhiều rồi, bạn không thể nói nhanh bằng chúng tôi đọc đâu, và cách trình bày này là tệ nhất trong các kiểu trình bày slides, quá buồn ngủ!
Hãy để các dòng chữ dài dòng này ở một slide khác, nếu khán giả có vẻ hứng thú và muốn tìm hiểu hơn về vấn đề hiện đang nói, lúc này ta mới show chi tiết hơn. Tránh trình chiếu quá nhiều khái niệm/ trình chiếu khái niệm ai cũng biết

Tiếp theo là số liệu và biểu đồ
Nếu không phải đang là toán thì không ai muốn xem các công thức toán học xuất hiện quá nhiều trên slides nhé. Một điều quan trọng trong việc trình bày slides đó là bạn đang muốn truyền đạt cái gì? Hay ở góc độ khán giả, chúng tôi gọi là kết cục nó là cái gì? Nó ứng dụng được gì? Nó truyền cảm hứng ra sao? Nếu bạn trình chiếu một công thức, xin đừng kèm theo chứng minh công thức đó trừ khi nó là nền tảng cho những điều bạn định nói. Còn với biểu đồ, một quy tắc vàng đó là luôn để chúng ở một slide riêng, tốt hơn là mỗi biểu đồ một slide nếu không có mục đích so sánh, được khuyên tiếp tục bởi TED Talk.

Các nội dung cần được nhìn một cách tổng quát nên được đóng khung và kết nối với nhau